La dématérialisation des documents est l’une des activités de BSC. Elle peut faire partie des missions confiées à un ingénieur d’études et développement. Nous dématérialisons des documents de banques, de mutuelles, d’assurances ou des documents des services publics.
Qu’est-ce que la dématérialisation d’un document ?
La dématérialisation consiste en la transformation automatisée des supports d’informations matériels ou immatériels d’une entreprise (du papier à la capture multicanal) en données numériques exploitables par un système d’information.
Elle vise à une optimisation des coûts fixes des entreprises par une gestion entièrement électronique des données, des documents produits en interne, des documents clients ou émanant des partenaires en format numérique. Au-delà de la simple capture de documents, il s’agit de lire l’intégralité du texte que ceux-ci comportent afin d’en analyser le contenu, de les classifier, et d’en extraire les données pertinentes pour la réalisation des processus métier.
Chez BSC, quel est le processus de dématérialisation ?
La dématérialisation peut se décomposer en quatre étapes séquentielles :
Les documents parviennent à l’entreprise par de multiples canaux d’alimentation (papier, mail, fax, EDI, SMS, …) et de multiples sources (salles courrier, serveurs, agences, …)
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La Reconnaissance Automatique des Documents (RAD)
Chaque page du document est lu puis analysé afin d’en déterminer le type. Il est ensuite possible d’identifier les documents (composés de pages), de structurer les plis (composés de lot). A la fin de cette étape, il convient de mettre à disposition une interface permettant à l’humain de corriger les éventuels erreurs ou doutes du logiciel.
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La Lecture Automatique des Documents (LAD)
Les données pertinentes pour le processus métier (Numéro de facture, de sécurité sociale, de client, montants, …) sont extraites et contrôlées, qu’elles soient dactylographiées, manuscrites ou de type formulaire (cases à cocher). Le cas échéant, une interface est mise à disposition pour permettre à un opérateur de corriger les erreurs de lecture.
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L’export des données vers les systèmes d’information de l’entreprise
Les images des documents, leurs typologies ainsi que les métadonnées recueillies au cours des étapes de RAD et de LAD sont mises à disposition du système d’information (GED).
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